Les modèles PDF (Superposition)
Cet écran présente la création de modèle de documents Mailmerge de type PDF (aussi connu comme type “Superpostion”).
La “superposition” fait que chaque variable est superposée sur un modèle (PDF) figé. On utilise souvent la “superposition” pour les courriers où le document est préformaté avec des placements précis pour les informations qui s’appliquent au destinataire (par exemple les formulaires Cerfas de l’état).
Description générale de l'écran
1 Dans la création d’une tâche (référez vous dans la partie : La création ou l'édition d’une tâche), sélectionnez External file comme type de Modèle.
2 Téléverser votre document.
3 Avec l’utilisation d’un fichier externe, vous avez la possibilité aussi de téléverser un deuxième fichier en fond (optionnel), typiquement un en-tête qui sera mise comme fond visuel du document.
4 Cliquez sur Calibrer afin d’ouvrir l'éditeur de positionnement. Utiliser-le pour placer ou “superposer” les variables, textes fixes et fonctions sur votre modèle.
5 Il existe des fonctions préétablies qui donneront les dates du jour actuel.
6 Notez bien que le chevauchement des textes pour la valeur “Masculin” et “Féminin” n’est pas une erreur. Il faut que le X qui sera marqué sur la case de M ou la case de F soit mis sur la case.
Le fichier PDF que vous utilisez comme modèle doit être impérativement sous la version 1.4 ou inférieur. Voir les propriétés « PDF » du fichier afin de le vérifier.
Si vous créez votre PDF en utilisant Microsoft Word, lors de la sauvegarde en format .pdf, cliquez sur le bouton Options… dans la boite de dialogue et cochez l’option compatible ISO 19005-1 (PDF/A) afin de forcer la sauvegarde en version 1.4.
Calibrage du modèle PDF
Commencez par le “glisser-poser” d’un des trois éléments (< >, T, _F_) sur le PDF. Placez l’objet directement où vous le voulez. La présentation va suivre la police et la taille qui sont sélectionnées
sous paramètres globaux.
Description générale de l'écran
1 Si vous souhaitez modifier la police et la taille pour une seule variable, texte ou fonction donnée, cliquez sur le bouton Paramètres spécifiques.
2 Afin de supprimer un objet déjà posé sur le modèle, sélectionnez le puis taper le bouton Suppr de votre clavier ou cliquer sur Supprimer.
L’élément Texte ( T ) : C’est simplement un texte qui sera mis sur chaque PDF à l’endroit où il est placé.
L’élément Variable ( < > ):
3 Cliquez sur le champ variable et choisissez la variable à placer sur le PDF.
4 Vous pouvez placer un texte statique avant ou après la variable si vous le désirez.
5 Le champ = valeur a deux cas d’utilisation:
Cas 1: sous-ensemble
Le cas où vous voulez afficher une partie de la valeur d’une variable. C’est souvent utilisé pour les dates car son format par défaut est année-mois-jour (ex : 2014-12-31). Afin de poser des sous-ensembles d’une date sur un PDF montrant
par exemple Date __/__ /____ il faut faire glisser la variable et la poser où vous voulez puis dans le champ = valeur, mettre [9,2] qui signifie, « commencer avec le 9eme caractère de la date sur une longueur de 2 caractères », ce qui va vous donner le jour « 31 » dans notre exemple. Posez la même variable une deuxième fois sur l’emplacement pour le mois et dans le champ = valeur mettez [6,2]. Faites la même chose pour l’année avec [1,4].
Cas 2: variables type dictionnaire
Le formulaire comporte souvent des cases à cocher. Dans le champ = valeur on indique
X, la coche, suivie de la valeur nécessaire
pour que la coche apparait. Par exemple,
pour le cas de la variable Sexe qui peut
valoir Masculin ou Féminin, une valeur [X]Féminin signifie qu’il faut afficher une
coche à l’endroit du X si la variable a une
valeur de 'f'. Puis, sur le PDF, il faut à
nouveau faire glisser et poser la variable
sexe et saisir [X]Masculin pour dire que la
coche sera mise dans la case si la variable
vaut 'm'.
L’élément Fonction ( _F_ ) : Afin d’afficher la date à laquelle le courrier est réalisé, on peut faire glisser et poser la date dans l'un des trois formats:
DATE_SHORT = 13/10/14
DATE_LONG = 13 octobre 2014
DATE_FULL = lundi 13 octobre 2014
Pour finir, cliquez sur Quitter afin de retourner au paramétrage de la tâche de publipostage et Enregistrer votre travail.
Pas de données par itérations (listes ou tableaux de visites pour un patient par exemple).
Démonstration